Ciekawostki Prince2

Ten post jest kontynuacją wpisu: „Więcej o Prince 2„, Prince2 a GDMM, Prince2 Egzamin.

B. Niektóre  ciekawe szczegóły dotyczące PRINCE2 ,

które mogą być przydatne w moich Złotych Radach biznesu.

I. Pryncypia (zasady) –muszą być spełnione wszystkie 7

II. Tematy

  • Uzasadnienie biznesowe – czy projekt jest korzystny, wykonalny i potrzebny   (korzyści powinny przeważać sumę ryzyka i kosztów) . Korzyści (mierzalne) mogą być finansowe i pozafinansowe.   a) Możliwe rozwiązania biznesowe to: *) nie robić nic, *) zrobić minimum *)  zrobić coś ponad niezbędne minimum  b) Techniki oceny inwestycji:   *) pełne koszty (koszty wdrożenia+eksploatacji + utrzymania) *) Korzyści netto (korzyści – koszty [wdrożenia i eksploatacji]   , *)   Zwrot z inwestycji (ROI) – „Zyski lub oszczędności wynikające z inwestycji (równe korzyściom finansowym netto),  *) okres zwrotu – „Obliczenie okresu czasu wymaganego, by zwrot z  inwestycji (ROI) „spłacił” sumę pierwotnej inwestycji      *) Inne: zdyskontowany przepływ pieniądza – przyszłe korzyści oparte na aktualnej wartości pieniądza (np. dla inflacji 6% wartość pieniądza spada o 50% w ciągu 12 lat),  Aktualna wartość netto, Analiza wrażliwości.
  1. Organizacja  -Trzy strony interesów w projekcie – reprezentowane w Komitecie sterującym projektem : Biznes (Przewodniczący), dostawca (Główny dostawca), Użytkownik (Główny użytkownik)  : a) poziomy organizacji: Zarządzanie strategiczne (Komitet sterujący), Operacyjne (Kierownik projektu), Dostarczanie produktu (kierownik zespołu)     b) Interesariusze – macierz – podział ze względu na wpływ(zerowy, mały, duży- pozytywny i negatywny) i nastawienie do projektu (pozytywne, neutralne i negatywne ) ,    c) aspekty roli Kierownika projektu: planowanie, praca zespołowa, strategia, kierownictwo liniowe,  zarządzanie kosztami, komunikacja, status produktu, potrzeby produktu a potrzeby projektu, zmiany, potrzeby użytkownika,  Monitorowanie
  2. Jakość   + kontrola jakości    a) Kryteria akceptacji jakości umieszczone w Opisie produktu (Priorytety jakości wg MoSCoW). „Kluczowe wymagania jakościowe będą ukierunkowywały wyb or rozwiązania i wpływać z kolei na docelowe parametry efektywności projektu określone dla terminów, kosztów, zakresu, ryzyka i korzyści.”
  3. Plany „Przeznaczeniem tematu Plany jest ułatwienie komunikacji oraz sterowanie poprzez  określenie sposobów dostarczania produktów (gdzie, jak i przez kogo oraz oszacowanie kiedy i za ile)  a) „Filozofia dotycząca opracowywania planów w PRINCE2 polega na ty, w pierwszej kolejności identyfikuje się wymagane produkty, a dopiero potem są identyfikowane działania, zależności i zasoby wymagane do dostarczenia tych zidentyfikowanych produktów.”               b) Technika planowania oparta na produktach: PROJEKTOWANIE PLANU -> OKREŚLANIE I ANALIZOWANIE PRODUKTÓW (Sporządzenie opisu Produktu końcowego ->Tworzenie struktury podziału produktów-> Tworzenie  diagramu następstw produktów[bardzo ciekawy diagram z działaniami na węzłach, który można wykorzystać do tworzenia wykresów Gantta, czy diagramu ścieżki krytycznej)  ->IDENTYFIKOWANIE DZIAŁAŃ I ZALEŻNOŚCI ->SZACOWANIE ->HARMONOGRAMOWANIE ->DOKUMENTOWANIE PLANU.  
  4. Ryzyko   „Przeznaczeniem tematu Ryzyko jest zidentyfikowanie. ocena, sterowanie niepewnością, by w rezultacie zwiększyć szansą powodzenia projektu. Podejmowanie ryzyka w projektach jest nieuniknione, ponieważ projekty prowadzą do zmiany , a zmianie towarzyszy niepewność i co za tym idzie ryzyko.”  a) Miara ryzyka = [prawdopodobieństwo wystąpienia (dostrzeganego zagrożenia lub szansy) ]* [wielkość jego wpływu na cele] .   Dodatkowo ocenia się także bliskość ryzyka      , b) Techniki identyfikacji ryzyka: *) przegląd doświadczeń, *) Listy kontrolne ryzyka, *) listy kategoryzujące ryzyka, *) Burza mózgów, *) Diagram struktury podziału ryzyka (moim zdaniem bardzo ciekawy np. wg kryteriów PESTLE – polityczne, ekonomiczne, socjologiczne, technologiczne, prawnych/ustawodawczych, środowiskowych) ,   c) Techniki szacowania ryzyka: *) drzewa prawdopodobieństwa, *) pieniężna wartość oczekiwana (prawdopodobieństwo [w%] * wpływ [w zł], *) Zasada Pareto, *) Macierz prawdopodobieństwo(od b.niskiego do b. wysokiego)/wpływ (od b. małego do b.dużego)
  5. Zmiana    a) Priorytety wg MoSCoW (Moskwa) – Must have (musi być spełnione), Should have (powinno być spełnione), Could have (może być spełnione), Won’t have (nie będzie spełnione na razie, b) Przy wdrażaniu możliwych rozwiązań porównuje się korzyści z kosztami i skutkami
  6. Postępy „Przeznaczeniem tematu Postępy jest ustanowienie mechanizmów monitorowania i porównywania faktycznych osiągnięć z planowanymi, dostarczania prognozy dotyczącej możliwości  osiągnięcia celów projektu i utrzymania jego ciągłej zasadności oraz kontrolowania wszelkich nieakceptowalnych odchyleń”.

III.Procesy

Projekt musi mieć co najmniej 2 etapy – inicjowania i realizacji. Jeden z ważniejszych dokumentów w projekcie to DIP (Dokumentacja Inicjowania Projektu)

Zarządzanie etapowe, zezwalanie na każdy etap po analizie bieżącego etapu i aktualności uzasadnienia biznesowego

IV. Środowisko projektu – dostosowanie PRINCE2 do danych warunków

Więcej o Prince2

Kontynuując wpis o zarządzaniu projektami  Prince2 a GDMM, chciałbym rozszerzyć opis metodyki o kilka interesujących i przydatnych w praktyce szczegółów. Cytowane informacje pochodzą z podręcznika PRINCE2 – Skuteczne zarządzanie projektami – wydawnictwo TSO Londyn i Crown 2010.

„PRINCE 2- metodyka, która wspiera wybrane aspekty zarządzania projektem” Prince, to może Książę wśród metod zarządzania projektami , lecz nazwo to akronim pochodzący od  = Projects in Controlled Enviroment – tj. „projekty w sterowalnym środowisku”.

Mankamentem standardu szkolenia jest to , że nie przedstawia uczestnikom kursu wzorcowego , finalnego dokumentu opracowanego dla przykładowego projektu. Omawia się szczegóły, jak powinno się wykonać dokumentację, ale produktu nie widać. Wygląda to tak, jakby opisywać Księcia, ale nigdy go nie zobaczyć na własne oczy. 🙂

Zbyt mały nacisk kładzie się na ułatwienie zrozumienia logi  metody. Wydaje się, że gdyby ustawić ją pod zestaw pytań tzw. dziennikarskich, byłoby to bardzie zrozumiałe (kto, co, po co, dlaczego, gdzie, w jaki sposób?).

Wiele informacji opisanych w Prince2 jest przydatne dla porad udzielanych  na stronie  Złotych Rad Biznesu.

A. Zagadnienia wstępne

1. Projekty realizuje się , aby organizacja (firma) utrzymując bieżące działania biznesowe mogła :  ” przekształcić bieżące działania biznesowe tak, aby przetrwać i konkurować z innymi w przyszłości”.

2. „Projekt to organizacja tymczasowa, powołana w celu dostarczenia jednego lub więcej produktów biznesowych według uzgodnionego Uzasadnienia Biznesowego”.

3. Projekt od zwykłej działalności biznesowej odróżnia: zmiany (służą do wprowadzenia zmian), tymczasowość, wielofunkcyjność, unikalność, niepewność („Projekty niosą za sobą większa niepewność niż zwykła działalność biznesowa”- zagrożenia i szanse)

4. ” Zarządzanie projektem jest to planowanie, delegowanie, monitorowanie i kontrolowanie wszystkich aspektów projektu oraz motywowanie zaangażowanych osób, aby osiągnąć cele projektów w granicach docelowych wskaźników wykonania dla czasu, kosztów, jakości, zakresu, korzyści i ryzyk. ”  Stosuje się metodę: Planuj-> deleguj-> Monitoruj-> kontroluj.

5. Struktura Prince2 – to nierozerwalne , konieczne do spełnienia 4 elementy:

a) Pryncypia (zasady) – jest ich 7 (bez ich spełnienia nie ma mowy o PRINCE2) Jest to: *ciągła zasadność biznesowa, * korzystanie z doświadczeń, * zdefiniowane role i obowiązki, * zarządzanie etapowe, * zarządzanie z wykorzystaniem tolerancji, * koncentracja na produktach, * dostosowanie do warunków projektu

b) Tematy (aspekty projektu, którymi trzeba ciągle się zajmować)  też jest ich 7 (*Uzasadnienie biznesowe, *Organizacja *jakość, * plany, * Ryzyko, * zmiana, * postępy)

c) Procesy -„Opisują one krok po kroku działania podejmowane w całym cyklu życia projektu od jego przygotowania do zamknięcia . Każdy proces dostarcza listy kontrolnej, zalecanych czynności, produkty zarządcze oraz związane z nim obowiązki.”

W tym aspekcie PRINCE2 może być bardzo przydatny do tworzenia mojej Globalnej Dynamicznej Mapy Myśli – w szczególności list kontrolnych oraz metod zarządzania wykonaniem danego projektu.

d) Środowisko projektu (dostosowanie do danej firmy)

PRINCE2 jest niesamowitą metodyką. Pozwala ona mieć kontrolę nad projektem na każdym etapie oraz we wszystkich dziedzinach (tematach). Przede wszystkim chroni organizacje przed zaangażowaniem się w niepotrzebny lub nieopłacalny projekt. Odbywa się to dzięki  sterowaniu etapowym . Polega to na tym, że aby rozpocząć projekt należy najpierw przejść przez etap Przygotowanie Projektu – bez angażowania pieniędzy i innych zasobów. Jeśli wstępna analiza wypadnie pomyślnie zaczyna się przygotowania szczegółowe do realizacji projektu i tworzy się dokument pozwalający zarządzać projektem zwany DIP = Dokumentacja Inicjowania Projektu. Dopiero potem można zaczynać wytwarzać produkty specjalistyczne w kolejnych etapach  projektu, zaangażować ludzi, czas i pieniądze. W jednym czasie wykonuje się tylko jeden etap zarządczy (mogą w nim nakładać się różne etapy techniczne) – za każdym razem potrzebne jest kolejne zezwolenie na rozpoczęcie pracy (Komitet Sterujący zezwala na kolejne etapy, a Kierownik Projektu na realizacje Grup zadań).  Zezwolenie może nie być udzielone, jeśli zmiany projektu lub zmaterializowane zagrożenia (ryzyka)  spowodowały utratę Uzasadnienia Biznesowego. Każdy w zespole wie co i kiedy ma robić, jak ma współpracować z innymi, jak raportować, komunikować się ze sobą. W metodyce reprezentowane są interesy wszystkich stron projektu (biznesu- przewodniczący, użytkownika, dostawcy i co ciekawe osób, których projekt dotyczy tzw. interesariuszy- także tych spoza firmy np. dziennikarzy, mieszkańców itp.). W tej metodyce firma może prowadzić projekt samodzielnie lub w kooperacji z innymi firmami.

Zarządzanie projektem jest bardzo elastyczne, dostosowujące się do ciągle zmieniających się warunków realizowania projektu. Wspiera to krótki horyzont planowania (horyzont planowania – „planować należy tylko z taką szczegółowością jaka umożliwia zarządzanie i jest możliwa do przewidzenia” )  i  jasny zakres tolerancji (ustalają granice delegowanych uprawnień”) parametrów projektowych , jaki przysługuje na każdym szczeblu zarządzania projektem. Dzięki tolerancjom nie trzeba, za każdym razem pytać się o pozwolenie przełożonych w przypadku drobnych modyfikacji planów projektu. Pozwala to na większą sprawność działania i nie angażuje kierownictwa w drobiazgi operacyjne , daje mu  czas na ważniejsze działania strategiczne. Dzięki planowaniu i ustalonym zasadom prowadzenia dokumentacji możliwa jest w każdej chwili ocena przebiegu prac projektowych , kontrolowanie zmian i ryzyk (należy pamiętać, że bez planu nie ma kontroli postępów). System nadzoru i kontroli jakości, dają gwarancję, że projekt nie skupi się tylko na działaniach, ale wytworzy to do czego został stworzony – produkt specjalistyczny projektu (koncentracja na produktach – „projekt odnoszący sukces to projektnakierowany na wynik a nie na działanie”).  Zapobiegnie to sytuacji, że” wykonano masę dobrej, lecz nikomu niepotrzebnej roboty”.  :).

W czasie prac projektowych zarządza się konfiguracją produktów (zarządczych i specjalistycznych). Dokumentuje się i klasyfikuje i archiwizuje każdą wersję produktu. Dzięki temu, łatwo można powrócić do wcześniejszych wersji, nie dopuszcza się do istnienia tylko jednej wersji finalnej np. tylko na jednym komputerze tylko jednej osoby – co w razie awarii niweczy prace wielu osób i może nie pozwolić zrealizować projektu na czas.(Przykładem zarządzania konfiguracja może być także blog na WordPress, Wikipedia, dokumenty Google- gdzie automatycznie zapamiętuje się starsze wersje dokumentu – przy pracy grupowej łatwo znaleźć wersję stworzoną przed ingerencją innej osoby)

Metodyka zakłada korzystanie z dotychczasowych doświadczeń zdobytych przy realizacji innych projektów oraz gromadzenie własnych doświadczeń, które przydadzą się w następnych przedsięwzięciach biznesowych. Zaplanowane jest także dokonaniu Przeglądu korzyści dla organizacji już po zakończeniu projektu. Takie podejście PRINCE2 jest także   zbieżne  z moją wizją Globalnej Dynamicznej Mapy Myśli. To właśnie GDMM ma być miejscem gromadzenia doświadczeń i proponowanych schematów działania w określonych sytuacjach. Istnieje jednak pewna różnica, doświadczenia firm, są często zamykane w archiwach i chronione przed konkurencja, natomiast GDMM ma dać ogólnodostępne doświadczenia i wzorce najlepszego działania , które przyspieszą rozwój ludzkości. (Utopia??, Myślenie poza horyzont??)

B. Niektóre  szczegóły dotyczące PRINCE2 , które mnie szczególnie zainteresowały.

Ze względów edytorskich opiszę je w następnym poście Ciekawostki Prince2

 

 

Trudne przypadki a objawy chorobowe

Od lat zajmuję się trudnymi przypadkami. Wpis ten jest kontynuacją strony tego blogu Trudne przypadki. Jeśli Państwo oglądacie film „Dr House” – to wiecie,  że jednym z ważniejszych rekwizytów jest biała tablica stojąca w gabinecie lekarskim, na której wypisuje się objawy chorobowe, a następnie grupuje się (za pomocą kolorowych pisaków) w różne konstelacje mogące odpowiadać jednej lub kilku jednostkom chorobowym.

Konstelacja1

O trudnościach diagnostycznych może decydować obecność lub brak objawów, czas ich pojawienia , okresowe ustępowanie, konstelacja objawów chorobowych oraz prawdopodobieństwo ich pojawienia się u danej osoby na podstawie danych statystycznych.

W rzeczywistości istnieje wiele wariantów z jakimi może spotkać się lekarz. Możemy mieć do czynienia z osobą Z albo BEZ objawów chorobowych.

A. Brak objawów

1. Zdrowy

2. Brak objawów chorobowych nie wyklucza choroby – może to być :

a) choroba bezobjawowa (która nie dała jeszcze objawów klinicznych , ale z czasem się ujawni – np. niektóre wady genetyczne, czy zatrucia)

b) choroba w okresie remisji

B. Pacjent z objawami chorobowymi:

1. Typy objawów  a rodzaje chorób:

a) tylko objawy podmiotowe (subiektywne odczucia pacjenta) – w początkowej fazie choroby somatycznej lub izolowanej chorobie psychicznej

b) objawy przedmiotowe (w badaniu przeprowadzanym przez lekarza)

c) odchylenia w badaniach dodatkowych

Jeśli wystąpią a+b+c – możliwa jest choroba somatyczna lub choroba psychiczna razem z somatyczną

2. Warianty konstelacji objawów chorobowych

a) objawy, które ustąpiły

b) objawy, które mogą wystąpić

c) objawy aktualnie występujące u chorego:

* jeden objaw

* kilka objawów (w jednej jednostce chorobowej lub każdy w oddzielnej jednostce chorobowej)

* kilka objawów równocześnie występujące w różnych jednostkach chorobowych

Oto schemat skrótowo obrazujący to zagadnienie. Aby powiększyć schemat należy kliknąć na rysunek i ponownie go powiększyć strzałką  ze znakiem (+)

TRUDNE_PRZYPADKI-mapa

3. Prawdopodobieństwo wystąpienia objawów lub jednostki chorobowej

a) pojedynczego objawu

b) różnych konstelacji połączeń objawów chorobowych

 

 

 

Przewlekła patologia – c.d.

Wczoraj podzieliłem się moimi przemyśleniami na portalu dla lekarzy – konsylium 24

Ponieważ pojawiły się wątpliwości, czy pacjenta będzie stać na wykupienie leków np. onkologicznych za kilka tysięcy zł. zaproponowałem następujące rozwiązanie:

NFZ może mieć kilka swoich aptek, gdzie będzie refundować leki na dotychczasowych zasadach dla drogich leków lub ubogich chorych.

Podobne rozwiązania są podobno  w Szwecji – z tym , że do 1500 NOK (koron) pacjent płaci 100%.

 

Przewlekła patologia staje się normą

Nadal trwają prace nad nowelizacją ustawy o refundacji leków.  Po informacji rządu o możliwości odstąpienia karania lekarzy za błędy na receptach pojawia się niezadowolenie aptekarzy,  że  dla nich kar nie zniesiono. Wraca stara zasada „Dziel i rządź”.  Doprowadza się do konfliktu dwóch środowisk, które powinny razem służyć dobru pacjenta. Zamiast usprawniać patologiczny system refundacji powinno wprowadzić się generalne zamiany. Przewlekła patologia stała się normą i chcemy ją jeszcze „upiększyć”, a nie znaleźć nowe LEPSZE rozwiązanie. Zamiast upiększać „jezdne kwadraty” w samochodzie – wymyślmy KOŁO.

Ponownie proponuję, aby pacjent otrzymał od lekarza receptę na 100% (nie trzeba weryfikacji uprawnień – w planowanym systemie dojdzie weryfikacja ubezpieczenia w NFZ przez internet i ADMINISTRACJA OCHRONĄ DANYCH OSOBOWYCH przez każdego lekarza) , płacił 100% w aptece – apteka wyśle do NFZ  dane z recepty i wystawi pacjentowi rachunek. Pacjent z rachunkiem uda się do NFZ  – a ten po weryfikacji uprawnień przeleje należna kwotę na konto pacjenta (lub wypłaci w kasie NFZ).

Brian Tracy „Droga do bogactwa”

Niedawno przeczytałem kolejną książkę Briana Tracy „Droga do bogactwa – rozpocznij podróż”. Wydawnictwo MT Biznes Sp. z o.o. Warszawa 2010. Chciałbym zwrócić uwagę na kilka ciekawszych rad autora na temat prowadzenia biznesu.  Osobiście rady te są dla mnie bardzo pomocne w aktualnie wykonywanej noworocznej biznesowej analizie działalności naszego gabinetu. Najważniejsze przedstawię na stronie blogu „Złote rady”. Wprawdzie niektóre fragmenty książki znajdują się w innych publikacjach tego autora (prawie dosłownie cytowane) , ale jest tu wiele innych nowych rzeczy. Dla osób zapracowanych można polecić rozdział 9, który jest podsumowaniem książki. Książkę bardzo polecam. Warto ją przeczytać nawet kilka razy. Za biznes zabierają się często osoby bez żadnego doświadczenia i wiedzy. Stąd mówi się ,że nawet 80% nowych firm upada w pierwszych dwóch latach od ich powstania. Mając własne (ponad 15 letnie ) doświadczenie prowadzenie działalności gospodarczej znalazłem tu wiele praktycznych wskazówek, dzięki którym mógłbym uniknąć  własnych błędów w prowadzeniu firmy oraz spowodować jej znacznie większy i szybszy rozwój. Dlatego w recenzji zwrócę uwagę na te ciekawsze dla mnie aspekty.

„Podstawy sukcesu przedsiębiorcy” – „Najważniejsze jest działanie”

Autor przedstawia 21 zagadnień mających duży wpływ na sukces w biznesie

1. „Zdecyduj czego chcesz” – „Siedem kroków do osiągnięcia celu” i natychmiast zacznij działać

2. „Ustal, czy nadajesz się do tego by być przedsiębiorcą” (odwaga i odporność)

3.”Wybierz odpowiedni dla siebie rodzaj działalności” -„nic nie udaje się bez entuzjazmu”

4. „Dokładnie zidentyfikuj klienta”: „Sporządź profil idealnego odbiorcy” . Nowy produkt musi mieć przewagę w 3 obszarach – tańszy, szybciej dostarczany, łatwiejszy do dostania. + „Jak pojemny jest rynek?” (liczba i koncentracja klientów)

5.”Przeprowadź szybkie, tanie badanie rynku, zanim wydasz pieniądze.” : „Upewnij się , że rynek istnieje” + „Sprawdź jaki jest rynek” +zadaj sobie pytanie „Dlaczego ktoś miałby kupić ode mnie, a nie od kogoś innego?”

6. „Podchodź do biznesu strategicznie” –

a)” zadaj kluczowe pytania” – „co sprzedajesz- zdefiniuj pod kątem korzyści otrzymywanych przez klientów”. W całości przytoczę bardzo ciekawą opinię: ” Klienci biznesowi chcą w szczególności zwiększenia sprzedaży, niższych kosztów i wyższego zysku netto. Klienci indywidualni pragną sukcesu, wyższego statusu społecznego, popularności, wiedzy wpływu i siły. Większość ludzi chce prestiżu, akceptacji, poczucia własnej wartości, przyjemności i komfortu”

b) „określ swoją misję” c) „W czym jesteś najlepszy?” d) zidentyfikuj konkurencję”

7. „Opracuj biznesplan, zanim rozpoczniesz działalność” – „bądź realistą” . Dla mnie biznesplan zawsze kojarzy się z wojskowym powiedzeniem „Im więcej potu na poligonie, tym mniej krwi na polu walki” – czyli unikniemy wejścia w biznes z góry skazany na porażkę.

8. „Zrób wszystko, co możliwe by osiągnąć sukces”

9. „Unikaj popełniania błędów prowadzących do upadku firmy” – autor wymienia ich 7.Dla mnie osobiście bardzo ważne jest : „niewystarczający kapitał obrotowy” – ile firm dobrze prosperujących upadło, bo nie miało na czas gotówki na zapłatę podatków, rat kredytu – mimo, że klienci już odebrali towar, ale ociągali się z płatnościami.

10. „Pamiętaj o celu firmy”- wg autora „Prawdziwym celem firmy jest wykreowanie i utrzymanie klienta” Dopiero jego konsekwencją będzie zysk firmy.

11. „Skoncentruj się na pięciu głównych elementach marketingu” (produkt+cena+rynek+promocja+pozycjonowanie+reputacja)

12. „Skoncentruj się wyłącznie na sprzedaży”

13. „Nieustannie reklamuj swoje produkty lub usługi” – „Reklama powinna koncentrować się na jednej korzyści jaką otrzymuje klient” +””Reklama powinna być tak sformułowana , by jeden siedmiolatek, patrząc na nią mógł wytłumaczyć drugiemu siedmiolatkowi , co oferujesz i dlaczego jest to korzystne”

14. „Wykorzystaj internet do zwiększenia sprzedaży”

15. „Wykorzystaj zasadę”korytarza”” -podsumowując – zacznij działać , otwórz firmę, a drzwi sukcesu zaczną się same otwierać

16. „Zdobądź potrzebne pieniądze”- „Na co banki zwracają uwagę, rozpatrując wniosek kredytowy”

17. „Wykorzystuj technikę” po to, „by obsługiwać klientów lepiej, szybciej, taniej i łatwiej”

18. „Wykorzystuj każdą minutę” – Ten fragment szczególnie mi się podoba” „Czas jest twoim najcenniejszym zasobem”. „Nigdy nie ulegaj pokusie załatwiania najpierw drobnych spraw. Jako niezależny właściciel firmy możesz wybrać najważniejsze zadanie i realizować je, dopóki nie zostanie skończone” . „Podwój swoją wydajność ” – technika 5 kroków – listy zadań z nadanymi priorytetami A, B, C (zgodne z opcjami zawartymi w technikach PRINCE2 -MoScOW). Należy wyrobić w sobie „poczucie pilności. Działaj szybko i szybko reaguj na pojawiające się możliwości. Jeśli masz coś do zrobienia, rób to od razu!”

19. „Ucz się przez całe życie”

20.”Zatrudniaj powoli, zwalniaj szybko”- „Sukces w ponad 95% zależy od ludzi, których zatrudniasz”

21.” Stosuj siedem reguł na drodze do sukcesu” – m.in. Nigdy nie myśl o rezygnacji” – „Porażka nie wchodzi w grę”

 

 

 

Automatyzacja biznesu c.d.

Podczas webinaru w dniu 04.01,2011 zorganizowanego przez Miasto Szkoleń.pl Piotr Michalak szerzej omówił zagadnienie automatyzacji biznesu. Całość zagadnienia sprowadza się do powszechnie znanego używanego w stosunku do branży internetowej powiedzenia „zarabiaj, kiedy śpisz” Jest to oczywiście  dość duże uproszczenie. W rzeczywistości chodzi o to, by rozwinąć swoją firmę do takiego poziomu, aby przynosiła ona dochód pasywny (tzn. dochód powstający bez naszej bezpośredniej pracy lub przy bardzo niskim jej nakładzie). Celem tej działalności może być stworzenie firmy, którą można np. sprzedać lub przekazać w spadku swoim potomnym. Automatyzacja, to nie tylko programy informatyczne, czy maszyny. W głównej mierze , to stworzenie dźwigani czasu i delegowania obowiązków przy zastosowaniu (tam, gdzie jest to możliwe) procedur wykonywania  powtarzalnych czynności przez pracowników wspomaganych informatyką i maszynami. Dzięki automatyzacji jesteśmy w stanie zwiększyć naszą wydajność i dochody. Jeśli sami jesteśmy pracować w naszej firmie nawet 14 godzin na dobę, to dzięki zatrudnieniu pracowników (działających wg określonych standardowych procedur i maszyn lub komputerów) nasza firma pracuje już nie kilkanaście, ale kilkadziesiąt lub kilkaset roboczogodzin na dobę.Tworzymy firmę, która jest „maszynką do robienia pieniędzy” nie wymagającą naszego bezpośredniego udziału. Jest to wartość, którą możemy sprzedać, którą możemy rozwijać i globalizować. Nigdy nie osiągniemy takich dochodów pracując jako samo-zatrudnieni przedsiębiorcy lub nawet jako najwybitniejsi eksperci  w danej dziedzinie (tutaj zawsze będzie bariera czasu). Nasz czas jest najcenniejszym naszym aktywem. Pieniądze możemy mieć większe lub mniejsze, ale naszego czasu nigdzie nie kupimy. Ludzie bogaci bardziej cenią swój czas niż pieniądze. Ludzie biedni nie cenią swojego czasu, sprzedają go za małe wynagrodzenie. Bogaci kupują czas biednych, a sami przeznaczają swój czas na działania strategiczne, pozostawiając innym działania operacyjne. Tworzą produkty, licencje, patenty, prawa autorskiewszystko to co można sprzedać w dużej ilości  dzięki automatyzacji i angażowania własnego czasu.

Stwórzmy mocne podstawy , rozwijajmy się i awansujmy razem z naszą firmą 🙂

Automatyzacja a rozwój własnego biznesu i awans wewnątrz własnej firmy:

Zaczynając jako samo-zatrudnieni mikro-przedsiębiorcy stopniowo delegują swoją pracę pracownikom na zleceniu, potem zatrudniają własnych pracowników (bo tacy są wartości dodaną firmy – bez ludzi nie ma firmy), potem zaczyna się awans wewnętrzny we własnej firmie. Stają się kierownikami. Następnie zatrudniają kierowników projektów, stając się dyrektorami. Potem zatrudnia się dyrektorów – wówczas stają się prezesami lub udziałowcami w firmach. Jest to tzw. organiczna ścieżka rozwoju firmy. Może też być to ścieżka kapitałowa – czyli od razu tworzymy strukturę firmy – ale przy małym doświadczeniu w branży istnieje ryzyko popełnienia wielu błędów i stworzenie „kolosa na glinianych nogach”.

Rozwój firmy jest nieodzowny, ze względu na narastającą konkurencję. „Kto się nie rozwija, ten się zwija”. Jeśli nie będzie się dążyło do bycia liderem rynku, to konkurencja nas zniszczy lub pozostawi nam „okruszki”, tj. nisze mało opłacalne (trudne do zautomatyzowania – np. zakłady fryzjerskie) lub wysokospecjalistyczne procedury, wymagające dużo czasu i wysokiej klasy specjalistów – ale z wąskim gronem potencjalnych klientów.

Pamiętaj,  że internet stwarza duże możliwości automatyzacji, ale systemy informatyczne są zawodne i wymagają jednak ciągłego nadzoru i pracy ludzi oraz konieczność wygenerowania ruchu klientów, tworzenia treści na stronie, w internecie znacznie trudniej się sprzedaje, klienci lubią dzwonić i pisać, nie można bezpośrednio ocenić produktu i wiarygodność sprzedawcy. W internecie jest bardzo duża konkurencja (jednego dnia na Allegro sprzedaje ok. 700 tys. osób). Nie każdy, kto zdecyduje się wejść na stronę zakupi towar.

Zanim zacznie się automatyzację należy stworzyć dobre produkty, na które znajdzie odpowiednio duża pula obecnych i przyszłych klientów (szeroki i głęboki rynek z małą konkurencją), stworzyć kanały dystrybucji i miejsca sprzedaży. Dopiero wówczas należy rozwijać firmę i w zależności od potrzeba zatrudniać nowych pracowników. Dopiero wtedy można mówić o awansie wewnętrznym i potrzebie automatyzacji.

Rozwój firmy stwarza coraz więcej problemów, nad którymi trzeba zapanować. Jeśli nie chce się być mikromenadżerem to trzeba delegować pracę ludziom i „odpuścić sobie szczegółowy nadzór. Do tego także przydaje się automatyzacja i systemy zarządzania. Nie oznacza to brak pacy własnej firmie. Biznesu nie można zautomatyzować w 100%. W firmie zawszę będą problemy wymagające naszej interwencji. Jednak nagrodą za automatyzację jest nasza wolność wyboru wykonywanej pracy i strategiczne działania w firmie.

3 fundamentalne filary zautomatyzowanego biznesu (produkt, kanał dystrybucji i metoda sprzedaży), którymi trzeba zarządzać.

Stwarzanie firmy zautomatyzowanej polega na dzieleniu (dzielimy – stanowiska, obowiązki, dzielimy projekt na kroki milowe potem na zadania). Nie rób rzeczy, które sa poza twoim zakresem obowiązków (nie bądź mikromenadżerem)

Oto wizualizacja automatyzacji

 

Najważniejsze myśli z tego wpisu są na stronie blogu „Złote rady”

Idea automatyzacji jest mi bardzo bliska w kontekście mojej wizji Globalnej Dynamicznej Mapy Myśli. Także ona dąży do automatyzacji i stworzenia powtarzalnych procedur najlepszego postępowania w określonych sytuacjach lub w tworzeniu nowych produktów czy usług.

Polecane książki:

Michael Gerber – „Mit przedsiębiorczości”  (opracować procedury w firmie, ale nie robi się procedur sztuki np. szerokie procesy – np. sprzedaż – wymaga się podręcznika a nie procedury. Nie rób procedur na siłę, ale tam, gdzie coś dadzą. Trzeba mieć wizję swojej firmy – od razu myśleć kategoriami korporacyjnymi – zrób szkic struktury organizacyjnej i schemat swoje role i procesy w firmie ).

 

Etapy automatyzacji- zmasowany atak, wewnętrzny awans,

Michael Masterson- „Ready fire aim”. ( 4 etapy życia firmy – niemowlę (front end- osiągnąć stały i przewidywalny strumień zamówień – przekroczyć przychodami poziom kosztów) stabilna sprzedaż->dziecko (strumień nowych klientów – back end – ponowna sprzedaż swoim klientom) dokładać nowe produkty-> nastolatek – firma szybko się rozwija, zwiększmy sprzedaż stałym klientom ale systemy nie dają rady – zmienić chaos w porządek – dopiero teraz skupiamy się i tworzymy procedury i procesy i automatyzujemy-> dorosły – skostniała firma, korporacyjna oporna na zmiany – trzeba sprawić, aby firma stała się przedsiębiorczą.