Realizacja planów z listą To do

DO ZROBIENIA  – TO DO

DARIUSZ MAMCZUR opracowanie wg wskazówek

w Brian Tracy „Zjedz tę żabę”

Kerry Gleeson – „Zrób to od razu – Program osobistej efektywności”

 David Allen – „Sztuka efektywności – skuteczna realizacja zadań – Getting Things Done”

Kees van der Heijden ” Planowanie scenariuszowe w zarządzaniu strategicznym”

LISTA  GŁÓWNA – WSZYSTKIE POMYSŁY (LISTA ŻYCIOWA)  – POTEM JĄ PORZĄDKUJEMY W PLAN I HIERARCHIĘ WAŻNOŚCI

(a) co musi być wykonane, bo inaczej są poważne konsekwencje,

b) co daje największą korzyść,

c) jakie są wąskie gardła,

d) co można delegować by mieć czas na A)

Robi się listę celów (np. X, Y, Z ..)– wybiera się najważniejsze cele (np. X, Y) ->potem listę wszystkich zadań do wykonania w obrębie danego celu -> następnie układa się  strategię i -> plan działania (PLANUJ OD KOŃCA (CZYLI MASZ JUŻ OSIĄGNIĘTY CEL W OKREŚLONYM TERMINIE -POTEM CO I DO KIEDY MUSIAŁEŚ ZROBIĆ WCZEŚNIEJ (lub np. opracowujesz portal – maj już gotową aplikację, która się składa z określonych elementów – co i kiedy trzeba zrobić wcześniej i do kiedy itd.)-> twórz projekty. Dla każdego projektu zawsze wyznacz NAJBLIŻSZE (NASTĘPNE) ZADANIE DO REALIZACJI -> a  działania uwzględnia się w harmonogramie wieloletnim, rocznym,miesięcznym i tygodniowym i dziennym wg hierarchii ważności) zawsze rezerwa min 20% czasu więcej na pojawiające się zadania pilne niespodziewane ( można stosować metodę łańcucha krytycznego, bloki zadań-agendy-np. w mieście, przy komputerze). tzn jeżeli możesz coś wykonać w ciągu DWÓCH (2) MINUT – ZRÓB TO OD RAZU. (stosuję osobiście – polecam). Wykonuj czasochłonne lub proste zadania równocześnie (równolegle) i w określonym miejscu – agendzie  (np. pisanie tekstu i ściąganie dużego pliku na komputer lub w jednym miejscu.  Zadanie TYPU A realizować natychmiast i nie przestawać, aż się nie skończy).

 

Realizacja celów Mapa TO DO

 

CEL X

  • LISTA ZADAŃ DLA CELU X + PLAN REALIZACJI (zagadnienia kluczowe i wąskie gardła + czynniki ryzyka z awaryjnym planem)

Lista dla celu X

Z mapy myśli

1. Zadanie 1X

2.Zadanie 2X

 

 

PLAN DLA CELU X

Plan – zadanie Terminrealizacji Wymagane dodatkowe środki, umiejętności Kluczowe – kamień milowy Wąskie gardło Czynniki ryzyka – co robić awaryjnie

 

CEL Y

  • ** LISTA ZADAŃ DLA CELU Y (zagadnienia kluczowe i wąskie gardła)

 

Lista dla celu Y

1. Zadanie 1Y

2.Zadanie 2Y

 

 

PLAN DLA CELU Y

Plan – zadanie Terminrealizacji Wymagane dodatkowe środki, umiejętności Kluczowe – kamień milowy Wąskie gardło Czynniki ryzyka – co robić awaryjnie

 

 

 

II.                LISTA ROCZNA rok 2013

ZADANIE PRIORYTET TERMIN wykonania Inne
  1. LISTA MIESIĘCZNA  Miesiąc 02.2013
ZADANIE PRIORYTET TERMIN wykonania Inne
  1. LISTA TYGODNIOWA Daty od …. Do ….

 

ZADANIE PRIORYTET TERMIN wykonania Inne

 

  1. LISTA DZIENNA
ZADANIE GODZINA wykonania PRIORYTET (A, B, C, D, E) Blok zadań(dom, miasto, gabinet)

 

Opis („Zjedz tę żabę” B. Tracy) – sprawy najtrudniejsze i najważniejsze od razu i do końca

A- Musi (być wykonane, bo w przeciwnym razie narazimy się na poważne konsekwencje)

B-Powinno (być wykonane – nie pociąga poważnych konsekwencji)

C-Przyjemne (przyjemnie byłoby wykonać, ale zaniechanie nie grozi żadnymi konsekwencjami – np. telefon do przyjaciela, pogawędka przy kawie)

D- (delegować) Zlecić (coś co można zlecić drugiej osobie – cokolwiek mogą wykonać inni, należy przekazać im do realizacji, tak , abyś miał więcej czasu na zamierzenia rangi A, które tylko ty jesteś w stanie doprowadzić do  skutku).

E. Bagatelne – można zrezygnować (bez najmniejszej szkody można z nich zrezygnować)

 

Zjedz tę żabę – B. Tracy

Książka Brian Tracy -„Zjedz tę żabę” – MT Biznes Sp. z o.o.

Czyli „21 metod podnoszenia wydajności w pracy i zwalczaniu skłonności do zwlekania

Jest to kolejna książka tego autora , którą polecam. Wprawdzie niektóre porady powtarzają się w kolejnych utworach, jednak można je potraktować jako przypomnienie już zdobytej wiedzy.

Na jej podstawie stworzyłem diagram i mapę myśli do „kreowania listy DO ZROBIENIA – TO DO”

Żaba symbolizuje najmniej przyjemne zadanie do realizacji, jest ono jednak najważniejsze (priorytetowe) dla realizacji długoterminowych celów. Trzeba od razu i szybko „zjeść tę żabę”, czyli zacząć od najtrudniejszego zadania, by najszybciej przybliżyć się do naszego celu.

Wizualizacja w działania w tym przypadku sprowadza się do myślenia z ołówkiem w ręku. Trzeba przelać swoje myśli na papier. Autor podaje 7 kroków do skutecznego zrealizowania celów.

1. Krok pierwszy – Sprecyzuj czego chcesz – wg Stephena Coveya „Zanim zaczniesz się wspinać po drabinie sukcesu upewnij się, że jest wsparta o właściwy budynek.

2. Krok drugi -” Zanotuj to. Myśl z ołówkiem w ręku. Zapisując cel nadajesz mu namacalny kształt. Tworzysz coś co łatwo zobaczyć. Niezapisany cel stanowi jedynie życzenie lub marzenie. Bywa przyczyna wielu błędów.Wywołuje mętlik, wprawia w roztargnienie, powoduje zbędną stratę energii.

3. Krok trzeci: Wyznacz końcowy termin osiągnięcia celu. Inaczej pilna sprawa przestanie naglić.

4. Krok czwarty: Sporządź listę czynności koniecznych do osiągnięcia celu.

5. Krok piąty: Nadaj liście formę planu. Opracuj ją zgodnie z priorytetami i wydziel kolejne partie czynności, ustalając ich hierarchię. …sporządź na kartce plan graficzny….

6. Krok szósty: Zacznij natychmiast działać zgodnie z planem. Zrób coś. Cokolwiek

7. Krok siódmy. Rozłóż prace tak, aby codziennie robić coś, co zbliży cię do głównego celu

Żaba

Wg autora „21 sposobów , które pozwolą zwalczyć skłonności do odwlekania spraw, pomogą pracować szybciej i lepiej” to:

1. Ustal dokładnie czego chcesz

2. Planuj każdy dzień z wyprzedzeniem

3. Stosuj zasadę 80/20 gdzie się da : 20 procent twoich poczynań generuje 80 procent osiągnięć.

4. Zastanów się nad konsekwencjami. : twoje najistotniejsze zamierzenia lub działania to te, które mogą mieć największe negatywne lub pozytywne konsekwencje dla twojego życia lub pracy.

5. Zwlekanie kontrolowane: Ponieważ nie jesteś w stanie zrobić wszystkiego, musisz opanować sztukę świadomego zwlekania z wykonaniem zadań, które nie mają dla ciebie dużej wagi, abyś miał dość dużo czasu na zajęcie się zadaniami ważnymi.

6. Nieustannie stosuj metodę ABCD. Zanim sporządzisz listę zadań , poświęć kilka minut na uporządkowanie ich według wagi i terminu wykonania. Wówczas na pewno będziesz pracować nad najważniejszym zadaniem.

(najpierw A- sprawy pilne i ważne i D – co można delegować) by skupić się na B – ważnych ale nie pilnych i mieć czas na C -przyjemne)

7. Koncentruj się na zagadnieniach kluczowych.

8. Prawo trzech zadań: Zidentyfikuj trzy rzeczy, które robisz w pracy i które odpowiadają za 90procent twojego wkładu w osiągnięcia firmy. Skoncentruj się na wykonywaniu tych zadań, zanim zabierzesz się za coś innego

9. Dobrze się przygotuj zanim rozpoczniesz. Właściwe przygotowanie do pracy zapobiega złemu jej wykonaniu.

10. Krok po kroku, czyli od beczki do beczki: Im lepiej będziesz sobie radzić ze swoimi głównymi zadaniami, tym szybciej potrafisz dotrzeć do meritum sprawy i zakończyć pracę.

11. Podwyższaj swoje kwalifikacje.

12. Okaż swoje szczególne zdolności. Ustal swoje mocne i słabe strony, sprawdź w czym mógłbyś być dobry.

13. Rozpoznaj swoje główne ograniczenia: Określ swoje słabe punkty i wąskie gardła w wykonywanej pracy… To one decydują o tempie, w jakim dążysz do najważniejszych celów. Nie żałuj więc czasu, aby je usunąć.

14. Zmobilizuj się.

15. Maksymalne wykorzystanie energii: Określ pory szczytu swoich możliwości fizycznych i umysłowych w ciągu dnia, aby uwzględnić je w planowaniu najważniejszych i najtrudniejszych zadań.

16.  Zmuś się do działania. … Koncentruj się raczej na szukaniu rozwiązań niż na samym problemie.

17. Nie daj się uzależnić technice.

18. Plasterki salami i ser szwajcarski: dziel duże, złożone zadania na cząstki, a potem rozpocznij pracę od jednej z nich.

19. Strategia wydzielania czasu: Organizuj swoje dni w duże bloki czasu. Dzięki temu będziesz mógł koncentrować się przez dłuższy czas na najważniejszych zadaniach.

20. Stan wyższej konieczności. Opanuj nawyk szybkiego działania w sprawach pierwszorzędnej wagi.

21. Każde zadanie traktuj indywidualnie. Ustal jasne priorytety, bez zwłoki przystąp do do pracy nad najważniejszym zadaniem i nie przerywaj, dopóki go ni ukończysz”.!!!!